인증서는 있는데, 왜 경영시스템은 회사에서 작동하지 않을까요?
많은 기업이 정부지원사업 수행, 고객사의 요구, 입찰·납품 조건, 대외 신뢰 확보 또는 자체적인 필요에 의해 ISO 경영시스 템 인증을 취득합니다. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000 등 인증의 종류도 다양합니다. 그런데 인증을 받 은 이후 회사 안에서 이런 말을 자주 듣게 됩니다.
“ISO 는 품질팀에서 하는 것 아닌가요?” “심사 때 필요한 자료만 준비하면 되는 것 아닌가요?” “왜 우리 부서가 이 서류까 지 작성해야 하죠?” “작년 자료를 날짜만 바꿔서 쓰면 안 되나요?”
문제는 여기서 시작됩니다. 경영시스템은 회사 전체의 운영체계여야 하는데, 어느 순간 인증 담당자 한 사람의 서류 업무 가 되어 버립니다.
최고경영자는 경영시스템이 무엇을 요구하는지 충분히 알지 못한 채 방침을 승인하고 심사에 참석합니다. 담당자는 각 부 서의 자료를 대신 만들고, 내부심사와 경영검토 자료를 혼자 준비합니다. 유관부서는 ISO 를 자기 업무가 아닌 “인증 담당 자의 일”로 생각합니다. 그리고 심사 일정이 다가오면 조직 전체가 갑자기 바빠집니다.
더 큰 문제는 돈을 내고 인증심사를 받으면서도 그 시스템을 실제 경영에 활용하지 못한다는 점입니다. 리스크 평가는 표 한 장으로 끝나고, 목표는 사업성과와 분리되며, 내부심사는 문서 유무 확인으로 끝나고, 시정조치는 “교육 실시”로 종결 됩니다. 같은 불량과 같은 문제가 반복되어도 인증서는 계속 유지됩니다.
경영시스템은 원래 이런 제도가 아닙니다. 고객 요구를 안정적으로 충족하고, 조직의 리스크를 관리하고, 책임과 기준을 명확히 하고, 데이터를 통해 성과를 평가하고, 반복되는 문제를 개선하기 위한 경영의 도구입니다.
저는 기업에서 26 년간 경영시스템 인증 담당자로 근무했습니다. 심사 준비를 하는 담당자가 무엇 때문에 힘든지, 부서에 자료를 요청할 때 어떤 반응을 듣는지, 경영자에게 무엇을 어떻게 보고해야 하는지, 실제 현장과 절차서가 다를 때 얼마나 난감한지 알고 있습니다.
그래서 제가 하는 컨설팅의 방향은 단순합니다. ISO 문서를 더 많이 만드는 것이 아니라, 지금 회사가 하고 있는 일상 업무 자체가 요구사항을 충족하도록 바꾸는 것입니다.
구매가 공급업체를 선정하고 평가하는 업무, 생산이 공정조건을 관리하는 업무, 설비가 예방보전을 하는 업무, 인사가 교 육과 역량을 관리하는 업무, 영업이 고객 요구를 확인하는 업무, 품질이 부적합과 고객불만을 관리하는 업무는 모두 이미 경영시스템의 일부입니다. 중요한 것은 이 업무들이 서로 연결되고, 책임과 기준이 명확하고, 결과가 측정되며, 문제가 생 겼을 때 개선으로 이어지도록 만드는 것입니다.
경영시스템을 제대로 운영하면 담당자가 모든 서류를 혼자 만드는 구조에서 벗어날 수 있습니다. 유관부서는 자기 업무를 수행하면서 자연스럽게 요구사항을 충족하게 되고, 경영자는 경영검토를 통해 실제 리스크와 성과를 보고 자원과 개선 우 선순위를 결정할 수 있습니다. 심사 준비도 평소 업무의 결과를 보여주는 방식으로 바뀌어야 합니다.
인증을 보유하고 있다는 사실보다 중요한 것은 그 인증이 회사에서 실제로 작동하고 있는가입니다. 인증서가 회사 벽에 걸려 있는 것에서 끝나지 않고, 품질·납기·원가·고객·안전·환경·인력 문제를 관리하는 도구가 되어야 합니다.
지금 회사의 경영시스템이 “심사를 받기 위한 시스템”이라면, “성과를 만들기 위한 시스템”으로 바꿀 수 있습니다. 기업 안 에서 26 년간 직접 운영해 본 실무 경험을 바탕으로, 현장의 언어와 경영의 언어를 연결하겠습니다.
기업을 잘 아는 전문가에게 맡겨보십시오. 일상 업무 속에서 요구사항을 수행하고, 그 결과가 기업에 필요한 성과로 이어 지도록 경영시스템을 다시 설계하겠습니다.
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